Via de webApp > Instellingen > online reservatie > Tabblad Algemeen
Is er een rubriek "Aansluitend uren schema".
Het concept van dit systeem is dat we zoveel mogelijk proberen afspraken achter / aan elkaar te boeken zodat de kans op gaten in je agenda minimaal is.
Daarboven krijgt de klant dan ook per dag maar een kleiner aantal voorstellen te zien.
* Voorbeeld ZONDER aansluitend urenschema ingesteld
Veronderstel, je agenda is op dag X leeg en de agenda staat ingesteld op 30 min tijdsinterval keuze en je werkt van 9u tot 18u.
We hebben een behandeling gekozen van 30 min.
In dit geval krijgt de klant in de online reservatie vrije plaatsen te zien van 9:00 , 9:30 , 10:00, 10:30, 11:00, ... en dit tot 17:30.
* Voorbeeld MET aansluitend urenschema ingesteld
NIEUW sinds december 2023 - SMART
'smart' aansluitend urenschema.
Het systeem gaat aansluitend boeken voor en na een afspraak, alsook vanaf einde dag/pauze ongeacht hoe lang een behandeling duurt.
We vullen gewoon het woordje 'smart' in.
1. voorbeeld enkel invullen 'smart'
Veronderstel er staan reeds één of meerdere afspraken in de agenda en een klant wil een behandeling boeken van duurtijd 1 uur.
Het systeem gaat nu zoeken waar er plaats is. Het houdt rekening met je beginuur 's morgens (8 uur) en 's middags, met je einduur vóór de middag en voor sluitingstijd (19 uur) en ook nog eens voor en na een afspraak.
2. voorbeeld enkel invullen 'smart' + enkele uren
Veronderstel je agenda is nog volledig leeg op een bepaalde dag en en je wilt de klant meer mogelijkheden geven dan enkel beginuur en einduur.
Je kan dan in het aansluitend urenschema het woordje 'smart' invullen + ook enkele tijdstippen die je nog wilt aanbieden als optie.
De klant wil een behandeling van duurtijd 1 uur boeken, dan gaat het systeem begin- en einduur aangeven alsook 14:00 uur dat je ingegeven hebt in het schema.
Tip: wil je niet dat het systeem gaat kijken naar je einduur/sluitingstijd?
Vul dan het woordje 'smartstart' in. Het systeem zal alles tonen zoals in bovenstaand voorbeelden, uitgez het laatste uur gerekend vanaf je sluitingsuur.
Bestaand aansluitend urenschema:
Via het aansluitend schema kunnen we vaste tijde instellen die getoond worden bij het online boeken.
Bv 09:00; 10:30 ; 13.30; 15:00.
Deze tijden kan je in dat schema invullen.
1. Voorbeeld lege agenda
Veronderstel, je agenda is op dag X leeg en je werkt van 9u tot 18u. En je hebt het aansluitend urenschema ingevuld met bovenstaande uren.
We hebben een behandeling gekozen van 30 min.
In dit geval krijgt de klant in de online reservatie enkel de uren te zien die je in het aansluitend urenschema hebt ingevuld.
2. Voorbeeld als er reeds afspraken gepland staan in de agenda
Indien je het aansluitend schema opgezet hebt gaat het systeem in de agenda zoeken naar 1e vrije plaats vanaf begintijd agenda.
Dus 1e vrije plaats na 09:00, dan 1e vrije plaats na 10:30u, dan eerste vrije plaats na 13:30, eerste vrije plaats na 15:00u
(Hier toont hij NIET de vrije plaatsen na een bestaande afspraak indien er nog een gaatje vrij is na de begintijd je hebt ingevuld in het schema. Wil dat wel, zie dan puntje 3)
Veronderstel, je hebt op dag X reeds een afspraak om 09:00 tot 09:45 en van 10:30 tot 11:00 uur.
We hebben een behandeling van 30 min gekozen.
De klant ziet volgende beschikbare uren online
Hier een voorbeeld van je agenda waar het online systeem de vrije plaatsen zoekt.
3. uitgebreider zoeken: toon ook eerste vrije afspraken na bestaande afspraken
Ja kan het online reserveren nu nog meer gaan uitbreiden.
Vink onderstaand blokje aan.
Het systeem gaat nu zoeken eerste vrije plaats na beginuur aansluitend urenschema EN ook na een bestaande afspraak
Veronderstel, je hebt op dag X reeds volgende afspraken staan:
- van 09:00 tot 09:45
- van 10.30 tot 11.00
- van 12.00 tot 12.45
- van 14.00 tot 14.30
We hebben een behandeling van 30 min gekozen.
De klant ziet volgende beschikbare uren online
Hier een voorbeeld van je agenda waar het online systeem de vrije plaatsen zoekt.
Tip opzetten aansluitend schema:
Probeer minimaal 1 tijd te voorzien in voormiddag en 1 a 2 tijden in de namiddag.
Dit heeft ook het "voordeel" dat de agenda naar de klant toe dat er minder plaatsen te zien zijn = je hebt dus een drukke agenda in de ogen van de klant :-)